Formelle Projektabwicklung

Sofern es in der Ausschreibung keine gesonderten Regelungen gibt, gelten folgende Kriterien:

 Informationsblatt "Förderfähigkeit von Ausgaben" und "Ausschreibungsmodalitäten"

Der Nachweis der widmungsgemäßen Förderungsverwendung ist verpflichtend. Hierzu steht ein Formblatt zur Verfügung, das zugleich als Kosten-/Finanzierungsplan in der Phase der Antragstellung (PLAN-Kosten und PLAN-Einnahmen) und als Belegsverzeichnis im Zuge des Förderungsverwendungsnachweises (IST-Kosten und IST-Einnahmen) konzipiert ist.

Kosten-/Finanzplan & Abrechnungsformular
Kosten-/Finanzplan & Abrechnungsformular (Infrastruktur)

Fortan sind sämtliche Förderungsverwendungsnachweise unter Verwendung des projekteigenen, in der Phase der Antragstellung eingereichten xlsm-Dokumentes "Kosten-/Finanzierungsplan & Abrechnungsformular" zu erstellen.

Abweichungen zwischen PLAN und IST von mehr als 10% sind dem Förderungsgeber jedenfalls zu melden.

Das Formular ist in elektronischer Form (unbedingt im Excel-Format) vorzulegen. Die maßnahmenverantwortliche Förderungsstelle entscheidet auf Basis dieser Dokumentation über die Quantität und die Auswahl der vorzulegenden Einzelbelege. 

Personalkosten

für jeden Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin sind folgende Nachweise vorzulegen:

• Jahreslohnkonto
• Überweisungsbelege für die Auszahlung des Gehaltes (siehe Zahlungsnachweis)
• Kopie des Dienstvertrages
• Zeitaufzeichnung (Genauigkeit: 0:30 Stunden) aus der die gesamte Arbeitszeit sowie die dem geförderten Projekt zuordenbaren Zeiten erkennbar sind
  (Ausnahme: für MitarbeiterInnen die ausschließlich für das geförderte Projekt tätig sind, ist KEINE Zeitaufzeichnung vorzulegen)

pauschal beizulegen sind die Unbedenklichkeitsbescheinigungen:

• des zuständigen Finanzamtes
• des zuständigen Sozialversicherungsträgers
• der Standortgemeinde (wenn Kommunalsteuer bezahlt wird)

Sachkosten

• Originalrechnung (bei Beträgen über € 150 ist die USt gesondert auszuweisen)
• Zahlungsnachweise

Zahlungsnachweise

Anerkannt werden:

• bei Überweisung: entsprechender Überweisungsauftrag oder Auftragsbestätigung (Telebanking); immer in Verbindung mit dem entsprechenden Kontoauszug (im Original)
• bei Barkauf: Kassenbeleg (Bon)

(a) Zwischenberichte:

Diese sollen - soweit vertraglich festgelegt - einen Überblick über den Projektverlauf geben und insbesondere aufzeigen, ob der Projektzeitplan eingehalten werden konnte und welche Ergebnisse in der abgelaufenen Periode erzielt wurden. Kam es im Projektverlauf zu Abweichungen zwischen Projektstrukturplan (laut Antrag; Anlage zum Förderungsvertrag) und status-quo sind diese zu nennen und zu begründen.

Ein Finanzbericht ist in der Form einzubauen, als die Projektausgaben für die Kategorien: Personalkosten, Sachkosten und Investitionen (bzw AfA) summiert anzuführen sind; es erfolgt in diesem Stadium keine Belegsprüfung.

(b) Endbericht:

Es besteht keine Vorgabe über den Umfang (in Seiten) eines Berichtes, dieser soll das Projekt (bzw den Projektfortschritt) jedoch in der Form beschreiben, dass sich externe Expertinnen und Experten, einen abschließenden Eindruck verschaffen und eine Beurteilung vornehmen können. Jedenfalls sollte der Endbericht folgende Inhalte umfassen: Plan-Ist-Vergleich (Ziele und erreichte Projektergebnisse), Arbeitspakete und Meilensteine, Projektänderungen (inhaltlich oder kostentechnisch), Angaben zu Projektteam und Kooperationen, Erläuterungen zu Kosten und Finanzierung, Ausführungen zur wirtschaftlichen und wissenschaftlichen Verwertung.  

Formular zur Berichtslegung: Vorlage für Zwischenberichte / Endbericht

Übermittlung:

Eine Übermittlung in Papierform ist nur dann notwendig, wenn diese ausdrücklich angefordert wird → Standard ist die elektronische Übermittlung. Dabei ist je nach Dateigröße (einschließlich aller Beilagen) vorzugehen:

a) Dateien bis 2 MB: Versand per Mail
b) Dateien ab 2 MB: Übermittlung auf CD, USB-Stick oder sonstigem Speichermedium